Conferencias

La comunicación clara y objetiva es la clave de una organización eficiente.

Nos comunicaremos con todos los participantes del evento para liberar al comité organizador del trabajo adicional.

Selección del lugar

Lo ayudaremos a elegir el lugar, un factor sumamente importante, según la dimensión del evento y la accesibilidad.

Programación del evento por pasos

Para evitar asuntos pendientes o fechas límites no cumplidas, crearemos una programación paso a paso del evento junto con el cliente.

Reuniones con el comité organizador

Podemos reunirnos en nuestras oficinas, o donde usted lo desee, para hablar sobre el evento y otras cuestiones importantes.

Negociaciones con proveedores

Hemos establecido asociaciones con los proveedores más importantes del mercado y presentaremos una serie de alternativas con diferentes precios y calidades para garantizar que los clientes tengan una amplia variedad de opciones.

Administración de hoteles

Ofrecemos servicios de asesoramiento sobre la selección de hoteles oficiales para eventos. También podemos participar en el proceso de negociación, a fin de obtener las mejores tarifas para los participantes.

Asesoramiento para el desarrollo de programas científicos

Gracias a la experiencia adquirida a través de los años, podemos ayudarlo a crear un programa que sea adecuado para el evento y que se adapte de manera interactiva a todos los tipos de presentaciones.

Oradores

Interevent actuará como vínculo entre los coordinadores, los presidentes de sesión y los oradores y proporcionará todo lo que sea necesario para estos importantes invitados. Nos encargamos de las programaciones de vuelos, las reservas de hoteles, los traslados y los equipos audiovisuales, y mantenemos un contacto directo con los oradores a través de cartas de invitación, formularios de confirmación y seguimiento de la participación. Toda la información relacionada con el programa del evento se ingresará en nuestro sistema de programación, una base de datos creada para controlar las confirmaciones y la información relacionada, como biografías, fotografías, resúmenes para registros históricos, etc.

Administración de listas de correo

Podemos administrar las listas de correo para garantizar que estén constantemente actualizadas y no contengan duplicados.

Sitio web

Podemos insertar y mantener toda la información relacionada con la conferencia en el sitio web de Interevent, incluidas actualizaciones del programa científico, inscripción en línea, presentación de artículos y novedades del evento.

Ayuda en la selección del material de promoción

Analizamos el material de promoción necesario para llegar a la audiencia deseada. También determinamos la cantidad de comunicaciones y las fechas de entrega y lo ayudamos a seleccionar la identidad visual, el tema, el logotipo y el diseño del evento.

Ayuda en la preparación de los artículos promocionales

Podemos comunicarnos con el público objetivo a través de la base de datos proporcionada por el comité organizador y enviar mensajes de correo electrónico a las asociaciones del sector incluidas en dicha base de datos.

Oficina de prensa

Lo ayudamos a encontrar agentes o empresas de relaciones públicas para promocionar el evento en los medios especializados.

Boletines

Enviamos boletines y mensajes de correo electrónico de marketing.

Lanzamiento del evento

Interevent organiza reuniones con los posibles patrocinadores y expositores del evento para cerrar acuerdos con ellos.

Uno de los servicios más importantes que ofrece Interevent es la administración financiera.

Podemos preparar un presupuesto para que sea aprobada por el comité organizador. Esta información se actualizará periódicamente según la situación financiera real y los ingresos del evento.

Junto con el tesorero del evento, prepararemos la conciliación bancaria relacionada con los ingresos por inscripciones y patrocinios, mediante la información de la cuenta corriente proporcionada por el cliente.

 

Flujo de fondos

Podemos controlar los ingresos y los gastos del evento y los cálculos de flujo de fondos.

Cálculos e informes financieros

Evaluaremos la salud financiera del evento diariamente para mantener un control estricto de los ingresos y los gastos, a fin de garantizar la máxima rentabilidad. Los organizadores tienen acceso a estos datos de control mediante informes financieros periódicos.

Administración de los pagos a proveedores

Controlamos rigurosamente los pagos a proveedores y las fechas de pago.

Control de los pagos de patrocinadores

Administramos los pagos de los patrocinadores y nos comunicamos con los patrocinadores que no han realizado los pagos.

 

 

 

 

Lo acompañaremos durante todo el evento.

Coordinación y supervisión de todos los servicios contratados

Nuestro objetivo es asegurarnos de que todo funcione a la perfección, para que usted pueda agasajar a sus invitados y oradores y disfrutar al máximo del evento.

Oficina representativa y de logística

La oficina representativa se ocupará de los participantes previamente inscritos y de los asistentes nuevos. Durante el evento, Interevent será el vínculo entre los participantes, los patrocinadores y el comité organizador.

Selección de personal bilingüe y calificado

Seleccionamos el personal adecuado según el perfil de cada evento.

Inscripción en el sitio

Controlaremos y realizaremos la inscripción en el sitio, incluida la impresión de credenciales. Podemos emitir y entregar los certificados de participación y trabajos de presentación, a solicitud de los asistentes. También podemos coordinar la preparación y la distribución de carpetas y otros materiales promocionales.

Administración de las salas de presentación

El personal capacitado brinda ayuda constantemente en las salas de presentación, a fin de atender a los oradores y satisfacer todas sus necesidades. Entre otras actividades, el personal controla la entrada de los participantes, ajusta las luces y el sonido durante la presentación y prepara los informes posteriores a la sesión de cada presentación.

Tratamiento especial para oradores e invitados importantes

Agasajamos a los oradores e invitados importantes mediante un trato preferencial. También organizamos la sala de los oradores para garantizar que puedan llegar a tiempo a sus sesiones.

Programa para los acompañantes de los invitados

Ofrecemos diferentes opciones de actividades y elaboramos un programa para los acompañantes de los invitados, a fin de entretenerlos, interactuar con ellos y mantenerlos cerca del lugar del evento. Esto se coordinará con el agente de viajes oficial del evento.

Eventos sociales

También coordinamos los eventos sociales, como cócteles de inauguración, cenas, reuniones para establecer contactos, etc.

Agente de viajes

Durante el evento, junto con el agente de viajes elegido oficialmente, podemos ofrecer un amplio programa con diferentes paquetes, incluidos paseos antes y después del evento para los participantes. Además, podemos ayudar a las personas que ya han comprado paquetes de viajes con otros agentes. También supervisamos el alojamiento y los traslados de los invitados.

Interevent comprende que los patrocinadores y expositores son un medio importante para sumar valor al evento en cuanto a la generación de ingresos. También reconocemos que deben existir beneficios mutuos para la entidad organizadora y para el patrocinador o expositor. Con este objetivo, desarrollamos un diagrama del lugar y paquetes de patrocinio que se ofrecerán a los patrocinadores principales. Lo más importante es que los patrocinadores participen en la planificación del evento, a fin de satisfacer todas sus expectativas y necesidades.

Material de publicidad

Preparamos el material de publicidad, con cupos de patrocinio, valor por metro cuadrado y el diagrama del lugar, que se enviará a las compañías interesadas en patrocinar o exponer.

 

Contratos y pagos

Administramos el pago de las actividades promocionales, como patrocinios y simposios, el uso y la aplicación de logotipos, etc.

Servicio posventa

Después de firmar el contrato, nos comunicaremos con los patrocinadores para garantizar que todo esté debidamente organizado y que la ayuda se preste cuando sea necesaria. Sabemos que los patrocinadores son una pieza clave en todo evento.

Guía para expositores

Ofrecemos servicios de asesoramiento para contratar al encargado oficial de la exposición. La guía para expositores contiene reglas y políticas para el armado y desarmado en el lugar del evento. También asesoramos a los expositores sobre los servicios de contratistas, como servicios de seguridad, limpieza, autenticación, etc.

Interevent cuenta con una estructura de servicio dinámica y efectiva que está respaldada por el software patentado de la empresa, desarrollado especialmente para agilizar el trabajo rutinario.

Sistema de inscripción en línea: una manera práctica, dinámica y eficiente de recibir las inscripciones, con capacidad para manejar eventos de cualquier magnitud.

El sistema de inscripción se desarrolló especialmente para las tareas de administración de eventos y permite a los usuarios guardar, controlar y enviar la información de los participantes. Después de agregar los datos de los participantes, como nombre, dirección, detalles de pago y opciones de eventos sociales, podemos crear documentos personalizados, incluidos mensajes de correo electrónico, recibos de pago y credenciales y certificados impresos, además de diferentes informes financieros, divididos por categoría, curso, estado y país, etc.

El sistema también puede generar boletines personalizados para mantener informados a los participantes sobre las novedades más recientes del evento, las noticias y los cambios realizados al programa de la conferencia.

Nuestro sistema también guarda y registra los datos financieros del evento para generar hojas de cálculo e informes financieros que se adaptan a las necesidades del cliente. Dicha información es propiedad exclusiva de nuestros clientes y no se utilizará con otros fines sin autorización previa.

El sistema de inscripción permite a los usuarios realizar pagos a través de sistemas de pago en línea o tarjetas de crédito (sistema de comercio electrónico).

La tecnología de la información se ha transformado en una de las herramientas de soluciones más importantes para el futuro. Por este motivo, Interevent ha creado un Programa de Recepción de Artículos Científicos en Línea, que incluye lo siguiente:

  •  Sistema en línea interactivo que puede seguir las reglas de presentación de artículos establecidas por el cliente.
  • Ayuda para los autores y el comité científico.
  • Un sistema completamente seguro basado en la Web, con diferentes niveles de acceso para las distintas categorías, como clientes, administradores, autores, el comité del programa, etc.
  • Los evaluadores tienen acceso a los artículos y pueden analizarlos en línea.
  • Avisos de envío de aprobación de artículos con pautas de presentación.
  • Control de los pagos de inscripción y servicios contables con el comité organizador.
  • Entrega de la hoja de cálculos final con los ingresos y los gastos del evento.
  • Generación de informes estadísticos y financieros.
  • Envío de cartas de agradecimiento para los patrocinadores y expositores.
  • Reuniones de cierre con el comité organizador para evaluar el éxito del evento.