Congressos

Uma comunicação clara e objetiva é a chave para uma organização eficiente.

Visando amenizar a carga de trabalho da Comissão Organizadora, faremos a interface com todos que participarem do evento.

Escolha do Local
A escolha do local do seu evento é muito importante, tanto pela dimensão do evento quanto pelas vias de acesso a este local.

Cronograma do evento por etapas
Para que nada fique pendente ou fora do prazo de execução, um cronograma de etapas do evento será criado e cumprido passo a passo junto com o cliente.

Reuniões com a Comissão Organizadora
Iremos até você ou colocaremos nosso escritório disponível para as reuniões do evento e assuntos pertinentes.

Negociação com fornecedores
Temos parcerias estabelecidas com os melhores fornecedores do mercado e apresentamos diversas opções de preço/qualidade para que o cliente tenha mais opções de escolha.

Hotelaria
Prestamos assessoria na seleção dos hotéis oficiais do evento. Participamos da negociação para obter as melhores tarifas para os participantes.

Assessoria no desenvolvimento do programa científico
Com a experiência adquirida ao longo desses anos, podemos ajudá-lo a formatar uma grade de programação adequada para o evento, acomodando todas as palestras de maneira interativa. Palestrantes A Interevent será o link entre coordenadores, presidentes de sessão e palestrantes, providenciando tudo o que for necessário para esses importantes convidados.

Administramos as passagens aéreas, reservas em hotel, traslados, equipamentos de áudio-visual e outros, além de manter um contato direto com os palestrantes através de carta-convite, ficha de confirmação, follow-up da participação. Todas as informações da programação do evento farão parte de nosso Sistema de Programação, um banco de dados criado para monitorar as confirmações e outras informações como biografias, fotografias, resumos para anais, etc.

Gerenciamento de mala direta
Gerenciamos sua mala direta para que esteja sempre atualizada e sem duplicidades.

Hotsite
Disponibilizamos a inserção e manutenção de todas as informações do congresso no hotsite da Interevent, que pode incluir atualizações na programação científica, inscrições online, envio de trabalhos e novidades do evento.

Suporte na decisão do material promocional necessário
Analisamos o material de divulgação necessário para atingir o público-alvo desejado. Estabelecemos o número de comunicados, data de envio; além da assessoria na criação da identidade visual do evento, tema, logo e design.

Assistência na preparação de peças promocionais e divulgação
Faremos o contato com o público-alvo através de bancos de dados fornecidos pela comissão organizadora e envio de mensagens por correio eletrônico para listas de emails de sociedades.

Assessoria de imprensa
Auxiliamos na contratação de uma assessoria de imprensa, que colocará o evento em destaque na mídia especializada.

Newsletters
Realizamos o envio de newsletters e emails marketing.

Lançamento do evento
Organizamos as reuniões com possíveis patrocinadores e expositores do evento para a concretização da parte comercial.

Um dos mais importantes serviços que a Interevent oferece é o gerenciamento financeiro.

Preparamos uma estimativa de despesas a ser aprovada pela Comissão Organizadora, que será atualizada regularmente de acordo com a situação real das despesas e receitas.

Juntamente com o tesoureiro do evento, faremos a conciliação bancária de entrada de valores de inscrição e patrocínio pela conta corrente disponibilizada pelo cliente.

Fluxo de caixa
Fazemos o controle da estimativa de despesas e receitas do evento e do fluxo de caixa.

Estimativa financeira e relatórios financeiros
Acompanhamos diariamente a saúde financeira do evento para ter um controle rígido das despesas e receitas, visando sempre à lucratividade do evento. Os organizadores têm acesso a esse controle através do envio de relatórios financeiros regulares.

Administração de pagamentos a fornecedores
Organizamos um controle preciso dos valores e datas de pagamento a fornecedores.

Controle de pagamento dos patrocínios obtidos
Administramos o pagamento de patrocínios e fazemos o contato com patrocinadores inadimplentes.

A Interevent entende a importância dos Patrocinadores e Expositores como uma forma de agregar valor ao evento no que tange a geração de receita. Também reconhecemos a necessidade de benefícios mútuos para a Entidade Organizadora e para o Patrocinador/Expositor. Para isso, desenvolvemos uma planta baixa e pacotes de patrocínio que são oferecidos aos principais patrocinadores. O maior foco da nossa ação é incorporar o patrocinador ao planejamento do evento, de modo que todas as suas necessidades e expectativas sejam atendidas.

Material comercial
Elaboração de material comercial, com cotas de patrocínio, valor do metro quadrado, planta baixa, que será a ser enviado por e-mail às empresas para venda de patrocínios e stands.

Contratos e pagamentos
Gerenciamos o pagamento das ações promocionais, como patrocínios e simpósios, assim como a aplicação de logomarcas, etc.

Pós-venda
Após a assinatura do contrato, fazemos uma aproximação com os patrocinadores de pós-venda, verificando se tudo que eles necessitam está devidamente arranjado e assistindo no que for preciso. Entendemos que os Patrocinadores são peças fundamentais de qualquer evento.

Manual do Expositor
Oferecemos assessoria na contratação da montadora oficial da exposição. O Manual do Expositor contém as regras de montagem e desmontagem do evento. Assessoramos os expositores quanto aos serviços agregados como limpeza, segurança, legalização, etc.

A Interevent possui uma estrutura dinâmica e competente de atendimento, totalmente informatizada com software próprio, desenvolvido especialmente para otimizar as rotinas de trabalho.

 

Sistema de inscrições online: um modo prático, dinâmico e eficiente de recebimento de inscrições, com capacidade para administrar eventos de qualquer tamanho.

O Sistema de Inscrições foi elaborado para o gerenciamento de eventos e permite o armazenamento, controle e envio dos dados dos participantes. Tão logo os dados dos participantes (como nome, endereço, detalhes de pagamento, opções de eventos sociais) são inseridos, podemos preparar a produção de documentos individuais, tais como emails, recibos, impressão de crachás, certificados, além de diversos relatórios financeiros, por categoria, por curso, por estado/país, entre outros.

O Sistema também pode gerar newsletters personalizadas, mantendo os participantes atualizados sobre as informações, novidades e alterações na programação do evento.

Nosso sistema também armazena e registra os dados financeiros do evento para gerar planilhas de receita e relatórios financeiros de acordo com as necessidades do cliente. Essas informações são de propriedade exclusiva de nossos clientes e não serão usadas para nenhum outro propósito sem autorização prévia.

O Sistema de Inscrições possibilita o pagamento através de boleto bancário online e cartão de crédito online (sistema e-commerce).

A Tecnologia de Informação se tornou uma das principais ferramentas de soluções para o futuro. Por isso, a Interevent desenvolveu um Programa de Recebimento de Trabalhos Científicos Online, que inclui:

  • Sistema interativo, acessado pela Internet, capaz de seguir as regras de envio de trabalhos estipuladas pelo cliente;
  • Suporte para os autores e a Comissão Científica;
  • Sistema seguro, 100% online, com vários níveis de acesso para diferentes categorias, como cliente, administrador, autor, Comissão Julgadora, etc.
  • Acesso dos avaliadores aos trabalhos, que poderão analisá-los pelo sistema online;
  • Envio de notificação de aprovação dos trabalhos com regras de apresentação.

Na realização do evento, estaremos sempre ao seu lado.

 

Coordenação e supervisão de todos os serviços contratados pelo evento
Nossa preocupação é o perfeito funcionamento do evento para que você receba os participantes, palestrantes e possa aproveitá-lo ao máximo.

Logística e montagem da secretaria
Operação do balcão de secretaria, atendimento a pré-inscritos e novos participantes. A Interevent será o link entre os participantes, palestrantes e a Comissão Organizadora no local do evento.

Recrutamento de pessoal (bilíngüe) especializado e qualificado para atendimento local
Selecionamos o staff adequado seguindo o perfil de cada evento.

Credenciamento no local
Controlamos o credenciamento no local, com emissão de etiquetas para os crachás. Fazemos a emissão e entrega de certificados de participação e apresentação de trabalhos, sempre que solicitados pelos participantes. Coordenamos a montagem e entrega de pastas e demais materiais promocionais.

Gerenciamento das salas de palestras
As salas de palestras terão apoio constante de um staff treinado para receber os palestrantes e providenciar suas necessidades, controlar a entrada dos participantes, adequar a luz e o som durante as apresentações, preparar relatórios para cada sessão, entre outras atividades.

Atendimento especial na sala dos palestrantes / convidados VIP
Recepcionamos os palestrantes e convidados especiais dando a eles um tratamento preferencial. Coordenamos a sala dos palestrantes para que esses convidados tenham acesso às suas palestras antes de sua sessão.

Programa para acompanhantes
Podemos sugerir diferentes opções de atividades e criar um programa para os acompanhantes dos congressistas com o intuito de entreter, interagir e mantê-los por perto do local do evento. Essa coordenação será feita em conjunto com a agência de viagens oficial do evento.

Eventos sociais
Fazemos a supervisão dos eventos sociais, como Coquetel de Abertura, Jantar do Presidente, Festa de Confraternização, etc.

Agência de viagens
Durante o evento, junto com a agência de viagens oficial escolhida, oferecemos uma vasta programação turística com vários pacotes de pré e pós tours aos participantes, além de dar assistência àqueles que já adquiriram seus pacotes. Faremos também a supervisão das hospedagens dos convidados e a logística de transporte.

A Interevent gerencia serviços de organização de congressos e conferências, nacionais e internacionais, independentemente do assunto, local ou número de participantes. O envolvimento da empresa se dá em todas as fases do evento:

  • Convenções
  • Reuniões
  • Festas
  • Lançamento de Produtos
  • Promoções e Stands

Podemos fazer de seu evento uma realidade única, original e diferente. Abordamos idéias criativas, recursos técnicos e efeitos especiais que provocam sensações e surpreendem os participantes.

Nosso objetivo e desenvolver estratégias de comunicação que possam produzir mudanças, fidelizar a marca de um produto ou serviço e realizar lançamentos de um produto bem estruturado e com características próprias.

Desenvolvemos projetos para o stand da sua empresa baseado em um breafing personalizado. Gerenciamos a contratação de serviços terceiros como buffet, recepcionistas, entretenimento e equipamentos.

Encontramos a resposta para suas necessidades.

  • Controle dos pagamentos das inscrições dos participantes e prestação de contas à Comissão Organizadora;
  • Apresentação da planilha final de despesas e receitas do evento;
  • Geração de relatórios estatísticos e financeiros;
  • Envio de cartas de agradecimento aos palestrantes e expositores;
  • Reuniões de Encerramento com a Comissão Organizadora para avaliação de desempenho do evento.